Siirry suoraan sisältöön
Etusivu » Ajankohtaista » octodoc: Haluatko lisätä kolmannen osapuolen sisältöä asiakirjoihisi? Helppo homma!

octodoc: Haluatko lisätä kolmannen osapuolen sisältöä asiakirjoihisi? Helppo homma!

Monien organisaatioiden on sisällytettävä asiakkaille lähettämäänsä sopimukseen tai tarjoukseen lakitekstiä ja sääntelyyn liittyviä ilmoituksia sisältäviä sivuja. On mahdollista, että näiden sivujen sisältö luodaan viestit laativan organisaation ulkopuolella esimerkiksi asianajajien toimesta.

”Yrityksen itse tuottamiin asiakirjoihin kuuluvat tervetuliaispaketit, lähetysasiakirjat tai kanta-asiakaskortit. Tietosuojailmoitukset, käyttöehdot ja tuoteturvallisuusvaroitukset kuuluvat organisaation ulkopuolella tuotettuihin liiteasiakirjoihin. Yritysten edustajien kuten myyjien on usein toimitettava nämä asiakirjat täsmälleen  alkuperäisen kaltaisina. Tätä kutsutaan ”valopöytätarkistukseksi”. Sen sijaan, että sivut lisättäisiin asiakirjamalleihin, niiden hakeminen tuotantovaiheessa virallisesta lähteestä on tehokkaampaa ja turvallisempaa. Tätä prosessia kutsutaan asiakirjojen ”yhteen nitomiseksi”. Asiantuntijat pitävät yhteen nitomista parhaana tapana toimittaa lakiteknisiä vakioasiakirjoja – tai ”pientä pränttiä”, kuten leikkisästi sanotaan.

Käytännössä tämä tapahtuu monesti esimerkiksi PDF-työkaluilla usean eri tiedoston yhdistämisenä ennen sähköpostin lähetystä vastaanottajalle. Mieti itse, ottaisitko sähköpostissa vastaan yhden tiedoston jossa on kaikki liitteet mukana vai useita eri tiedostoja joiden tiedostonimistä pitäisi päätellä,  mikä liite on kulloinkin kyseessä.

Mitä ovat valopöytätarkistuksen läpäisevät asiakirjat?

Valopöytätarkistuksen läpi menevät asiakirjat eivät ole virallisia valtion tai julkishallinnon liikkeelle laskemien alkuperäiskappaleiden kaltaisia. Ne ovat yleensä juristien yleisiä toimitusehtojen tai sopimusehtojen alkuperäiskappaleita. Lomakkeiden suunnittelijat ovat yrittäneet luoda virallisia asiakirjoja nykyisten suosittujen asiakirjasommittelutyökalujen avulla, mutta asiakirjojen tarkka kopiointi on haastavaa.

Fonttien, rivivälien tai rivien pituuksien vaihtelu voi saada aikaan sen, että asiakirjat hylätään valopöytätarkistuksessa. Jopa rivikohtaisen rivityksen on täsmättävä, jotta rivien viittaukset vastaavat toisiaan. Esimerkiksi asiakirjaa koskevat kyselyt voivat viitata tiettyihin kohtiin sen mukaan, missä ne näkyvät sivulla (esim. ”kappale 4, rivi 5”). Valopöytätarkistuksen läpäisevät asiakirjat ovat tärkeitä myös vastaanottajien palauttaessa allekirjoitettuja asiakirjoja viranomaisille, kun valtion virastot skannaavat valmiita asiakirjoja.

Hallituksen luomat alkuperäiskappaleet skannataan  automaattisesti, ja tiedot poimitaan valmiista PDF-asiakirjasta OCR-teknologian avulla. Skannausautomaatio parantaa tehokkuutta ja vähentää virheitä. Muissa tapauksissa asiakirjojen on oltava täsmälleen viranomaisten määritelmien mukaisia, jotta jatkuvuus ja yhdenmukaisuus voidaan varmistaa  eri toimialoilla ja eri maantieteellisten alueiden välillä.

Asiakirjapaketin ulkopuolinen sisältö

Ainoa varma tapa alkuperäisten asiakirjojen yhdistämiselle on liiteasiakirjojen noutaminen yhdistämisvaiheessa. Useimmat asiakirjasommitteluohjelmat eivät pysty tähän luotettavasti. Virheisiin ei ole varaa. Ollakseen vaatimusten mukainen säännellyn liiteasiakirjan on oltava oikea asiakirja oikeassa muodossa, ei vain halutun asiakirjan kaltainen. Sen on oltava täsmälleen viranomaistahon vaatimassa muodossa. Tämä saadaan aikaan nitomalla viranomaisen PDF-asiakirja yhteen asiakirjapaketin kanssa.

Esimerkiksi tulostustalon näkökulmasta prosessi on saumaton. Viranomaistahojen lomakkeet voivat sijaita palvelimella, joka on fyysisestikin eri toimipisteessä paperisen version tulostavasta tulostimesta. Prosessi on saumaton myös vastaanottajalle. Vastaanottajan lähetyksessä ovat mukana viranomaisten vaatimat asiakirjat, ei kopioita. Hänen lähetyksensä eivät sisällä lukukelvottomia lomakkeita, joten niitä ei hylätä.

Nitominen yhteen

Paikalliset ja valtion virastot tuottavat PDF-muotoisia sääntelyasiakirjoja. Yritykset voivat sisällyttää tietyn valitsemansa (yhteen nidotun) lomakkeen asiakirjajoukkoon käyttämällä liiketoimintasääntöjä , jotka on määritelty tulostettujen sivujen muuttujat tarkistavassa asiakirjaohjelmistossa.

Aito asiakirja

Asiakirjasommitteluohjelmistoilla vältetään viranomaisasiakirjojen muuntamisesta aiheutuvia ongelmia ja kustannuksia. PDF-tiedostot voidaan ladata paikallisesti asiaankuuluvien virastojen palveluista ja sen jälkeen lähettää asiakirjakirjastoon. Yhteennitomistoiminto noutaa oikean lomakkeen asiakirjajoukosta oikeaan aikaan, oikeasta sijainnista.

Toiminta

octodoc on Tagnilen asiakasviestinnän hallinta-alusta, jonka avulla organisaatiot voivat rakentaa ja toteuttaa tehokasta viestintää, säästää kuluissa ja varmistaa, että asiakirjat ovat vaatimusten mukaisia. Ohjelmisto tarjoaa pankeille, vakuutusyhtiöille ja muille tiukasti säännellyille yrityksille tapoja parantaa sääntelyn hallintaa. octodoc nitoo viranomaisten vaatimat asiakirjat alkuperäisessä muodossaan yhteen alkuperäisen asiakirjapaketin kanssa. Intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta organisaatiot voivat täyttää kaikki lainsäädännölliset vaatimukset ja määräajat.