Painoalan ja grafiikan ammattilaiset tietävät, että tyhjässä tilassa on voimaa. Sen ansiosta graafisten elementtien viesti välittyy tehokkaammin. Tyhjä tila ohjaa katseen tekstiin, vaikuttaen mielipiteisiin ja lukemiskäyttäytymiseen. Jos tyhjää tilaa on liikaa, vaikutus on päinvastainen. Kuva- ja tekstielementit näyttävät hukkuvan valkoisuuteen. Tasapaino ja tyhjän tilan mahdollisimman tehokas hyödyntäminen ovat ensiarvoisen tärkeitä.
Tyhjä tila on arvokasta. Tämä pitää paikkansa erityisesti tapahtuma-asiakirjojen kohdalla. Tyhjään tilaan lisätyt mainokset, tiedotteet tai opetussisältö eivät maksa asiakirjan tuottajille juuri mitään. Älykkään asiakirjojen sommittelutyökalun avulla lomakkeiden suunnittelijat hallitsevat tyhjää tilaa ja voivat välittää olennaista tietoa.
Asiakirjojen tyhjä tila voidaan luokitella kolmeen eri tyyppiin: kiinteään, hukattuun ja luovaan.
Kiinteä tyhjä tila
Kiinteä tyhjä tila on samassa kohdassa jokaisessa asiakirjassa, kuten esimerkiksi tärkeille ilmoituksille varattu tila ensimmäisen sivun yläosassa. Kiinteä tyhjä tila on samankokoinen ja -muotoinen jokaisessa asiakirjassa. Tila on ennakoitavissa ja helposti täytettävissä. Asiakirjojen suunnittelijat täyttävät kiinteän tyhjän tilan yleisluontoisella viestillä, joka on tärkeä joillekin vastaanottajille mutta jää muilta huomaamatta. Se on toki tyhjää parempi, mutta siinä menetetään monta tilaisuutta.
Määriteltyjä liiketoimintasääntöjä käyttävä sommittelumoduuli voi lisätä vaihtelevaa, merkityksellistä ja kutakin asiakasta kiinnostavaa sisältöä tyhjään tilaan, lisäten asiakirjan arvoa.
Hukattu tyhjä tila
Hukattua tyhjää tilaa syntyy asiakirjan loppuun, kun tietorivit eivät täytä niille varattua tilaa. Hukatun tyhjän tilan määrä vaihtelee asiakirjasta toiseen samassa painoerässä. Käytännön esimerkki: Maija teki paljon ostoksia, ja hänen laskullaan on tyhjää tilaa vain pari riviä. Matti ei ostanut mitään, joten hänen tositteensa on lähes kokonaan tyhjä.
Hukattua tyhjää tilaa on vaikeampaa hallita kuin kiinteää. Koska sen määrä vaihtelee, hukattua tilaa on hallinnoitava dynaamisesti. Liiketoimintasäännöt määrittävät, mitä viestejä mihinkin asiakirjaan lisätään sekä viestien tärkeysjärjestyksen. Sommitteluohjelma tekee valintansa käytettävissä olevan tilan perusteella.
Luova tyhjä tila
Luovaa tyhjää tilaa ei ole olemassa ennen kuin asiakirjan sommitteluohjelma luo sen. Sommittelutyökalu ottaa huomioon tietorivien lukumäärän ja liiketoimintasäännöt ja lisää niiden perusteella vastaanottajalle sopivan viestin. Tietorivien arvot ja avainsanat käynnistävät sovelluskirjastossa haun parhaan lisäyksen löytämiseksi. Hyvä esimerkki olisi suositellun lisävarusteen mainos, joka näkyy laskulla heti tuotteen ostoon liittyvän tiedon alapuolella.
Transpromo: lyhyt määritelmä
Transpromo on yhdistelmä sanoista ”transaktionaalinen” ja ”promotionaalinen.” Se tarkoittaa menettelyä, jossa kaupallisia viestejä lisätään tapahtumatositteisiin. Yritykset laativat tällaisia viestejä usein kannustaakseen asiakkaitaan kokeilemaan uusia tuotteita. Transpromo-menetelmän toteuttaminen tehokkaasti edellyttää, että vaihtelevien tietojen tulostus perustuu sommittelumoduuliin.
Tyhjä tila on mahdollisuus
Tyypillisessä asiakirjassa on aina tyhjää tilaa. Sitä voi olla muutamia rivejä tai kokonaisen sivun verran. Tyhjän tilan mahdollisuuksia rajoittaa vain mielikuvitus.
Vaihtoehtoja ovat:
- Ristikkäismyynti: mainostetaan tuotetta, jota asiakas ei ole koskaan ostanut.
- Lisämyynti: mainostetaan deluxe-versiota tuotteesta, jota asiakas on parhaillaan ostamassa.
- Lakisääteinen lisäys: löytyykö asiakkaan asuinpaikasta määräyksiä tai lakeja, jotka vaikuttavat tuotteen toimitukseen tai käyttöön?
- Tietoa antava lisäys: onko asiakkaan ostamasta tuotteesta saatavilla uutta tietoa?
- Asiakaspalvelu: mainostetaan tilausten helppoa palautusta tai puhelintukipalvelua.
- Yhteistyökumppaneiden mainokset: tyhjän tilan myynti yritykselle, joka myy täydentäviä tuotteita.
- Kanta-asiakkuus: tarjoa lahja tai alennus pitkäaikaiselle asiakkaalle.
Viestintä perustuu asiakasprofiileihin, ostohistoriaan tai käynnistäviin tapahtumiin. Tyhjän tilan hyödyntäminen on ilmaista. Asiakirjojen käsittely- ja postituskustannukset ovat samat riippumatta siitä, onko tyhjään tilaan lisätty sisältöä vai onko se jätetty tyhjäksi.
Esimerkki Yhdysvalloista: USPS:n alennuskampanjat
Vaihteleva asiakirjasommittelu edellyttää panostusta. USPS:n Personalized Color Transpromo Promotion -kampanja kannustaa lähettäjiä korostamaan markkinointiviestejä värien, dynaamisen ja muuttuvan tulostuksen ja personoinnin avulla. USPS:llä on joitakin sääntöjä, mutta yleisesti ottaen, jos lähetät värillisen transpromo-lähetyksen ensimmäisessä luokassa, saat alennusta postituskuluista.
Toteutus
DocOrigin on dynaamisten liiketoiminta-asiakirjojen, lomakkeiden ja tarrojen suunnitteluun ja luomiseen tarkoitettu intuitiivinen sovellus. Tyhjän tilan hallinta on sisäänrakennettu tuotteeseen, joka on suunniteltu tuottamaan sekä suuria määriä personoituja ja liiketoiminnan kannalta kriittisiä asiakirjoja että yksittäisille asiakkaille lähetettäviä kirjeitä.
DocOriginin avulla organisaatiot voivat hyödyntää sekä vanhoista järjestelmistä että nykyisistä CRM-sovelluksista saatavia tietoja. Yhdistettynä DocOriginin älykkääseen asiakirjasommittelusovellukseen tietosi parantavat viestintää, markkinoinnin tehokkuutta ja asiakaspalvelua ilman lisäkustannuksia. DocOrigin on mullistava teknologia, joka muuttaa tapahtuma-asiakirjoihin liittyviä toimintatapoja.