Mitä tekemistä kestävällä kehityksellä on yritysasiakirjojen kanssa? Poistamalla mahdollisuuksien mukaan geneeriset elementit kuten esimerkiksi ehdot ja muut vakiotekstit, asiakirjoista voidaan tehdä kompaktimpia ja relevantimpia vastaanottajille. Voit myös tulostaa pitkistä asiakirjoista vain yhteenvedot, jolloin koko teksti on saatavilla verkossa. Tässä artikkelissa tarkastellaan yritysten perinteisiä viestintätapoja ja pohditaan niille ympäristöystävällisiä vaihtoehtoja.
Asiakirjanäkökulma
Asiakirjanhallinnan näkökulmasta organisaatio voi muuttaa ympäristövaikutuksiaan. Näihin vaikuttavat asiakirjojen sisältö ja suunnittelutapa sekä se, kuinka monta sivua asiakirjaan tarvitaan sen tavoitteen saavuttamiseksi ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
Näistä hiukan lisää tuonnempana.
Tässä aluksi nopeita ja helppoja tapoja parantaa kestävän kehityksen toimintaa organisaatiossa:
1. Käytä kierrätyspaperia tai vastuullisesti hankitusta puukuidusta valmistettua paperia, jossa on FSC-logo.
2. Tulosta kaksipuolisesti. Se säästää paperia tai mustetta.
3. Vältä tarpeettomia sivuja. Jos vaatimustenmukaisuus edellyttää tiettyä sivua, tulosta se. Jos ei, liitä mukaan linkki, joka ohjaa verkossa oleviin tietoihin tai tarjoa niitä vain pyynnöstä.
4. Käytä soijapohjaista mustetta öljypohjaisen musteen sijaan. Soijapohjainen muste on ympäristöystävällisempää.
5. Käytä asiakirjanhallintajärjestelmää. Tagnilen octodoc on kattava kokonaisuus asiakirjojen suunnitteluun, tekstin optimointiin, päivittämiseen ja säädöstenmukaisuuteen.
Tekstillä ja tilankäytöllä vähemmän sivuja
Tulostettujen asiakirjojen sivumäärän vähentäminen edellyttää graafisen suunnittelun tarkastelua ja sen varmistamista, mitä asiakirjan tulee sisältää sääntelyn ja vaatimustenmukaisuuden kannalta. Muotoilun näkökulmasta sivuelementtien uudelleenjärjestely tai grafiikan koon optimointi voi usein vähentää sivuja laajasta asiakirjasta.
Tulostettavien sivujen vähentämiseksi voit pienentää kirjasinkokoa, kaventaa marginaaleja, säätää kirjasinväliä ja tiukentaa riviväliä. Tekstin optimoinnin ja asiakirjan lukukelvottomuuden välillä on häilyvä raja. Jos vastaanottajat eivät pysty lukemaan laskuaan, yhteydenotot asiakaspalveluun lisääntyvät ja asiakastyytyväisyys laskee.
Tagnilen octodocin avulla käyttäjät voivat suunnitella useita dokumenttiversioita helposti ilman erityistä IT-osaamista. Jaa versiot tiimisi jäsenille ja ulkopuolisille suunnitteluasiantuntijoille, jotta he voivat tarkistaa, muokata ja valita parhaan version.
Tarvitaanko kaikkia vakiotekstejä?
Asiakirjan auditointi määrittää, mitkä vakiotekstit sinun on tulostettava noudattaaksesi esimerkiksi viranomaismääräyksiä. Esimerkiksi linkki tai QR-koodi voi ohjata kiinnostuneet vastaanottajat verkossa olevaan vakiotekstiin, josta he voivat lukea ja halutessaan tulostaa sen. Voit myös tulostaa tiivistetyn version, jossa on linkki määräysten mukaiseen asiakirjaan verkossa.
Monikieliset asiakirjat saattavat tuhlata runsaasti paperia. Lähettääkö organisaatiosi asiakirjoja, joissa on samat tiedot tulostettuna useilla kielillä? Joskus tällainen lähestymistapa on lakisääteinen. Jos näin ei ole, asiakastietoihin määritellyn kielivalinnan avulla asiakirjan voi koostaa vain asiakkaan haluamalla kielellä. Voit tarjota pääsyn vieraskielisiin asiakirjoihin, kuten käyttöehtoihin, verkkolinkkien kautta. Vaihtoehtoisten kieliversioiden poistaminen säästää paperia ja mustetta, vähentäen samalla kirjekuorten painoa ja paksuutta. Vastaavasti nämä vaikuttavat postin kuljettamiseen tarvittavien ajoneuvonjen määrään ja niiden kuluttamaan polttoaineeseen.
Tarkkana liitteiden kanssa
Markkinoijat ovat kautta aikojen lisänneet mainossisältöä, kuten esitteitä tai mainosliiitteitä esimerkiksi laskuihin ja muihin tapahtuma-asiakirjoihin. Tyypillinen laskun, kirjekuoren ja lisäliitteen yhdistelmä ei ylitä postihintaa nostavaa painorajaa, joten markkinoijat ovat vuosien ajan olleet sitä mieltä, että esimerkiksi laskuihin lisätyt mainokset kulkevat ilmaiseksi.
Poistamalla painetut lisäliitteet voidaan ottaa lisäaskel kohti ympäristöystävällisyyttä. Mainosviesti voidaan sijoittaa olemassa olevaan tapahtumatositteeseen erillisen liitteen sijasta. Jokainen poistettu liite vähentää postissa lähetettyjen laskujen ympäristövaikutuksia. Valmiiksi painetut lisäliitteet kuluttavat resursseja, kuten paperia, mustetta, sähköä, pakkauksia, polttoainetta ja kuljetuspäästöjä. Organisaatiosi voi tehostaa sitoutumistaan ympäristöystävällisyyteen luopumalla erillisistä liitteistä. Samalla voit säästää rahaa, kohdistaa mainoksia ja avata ovia uusille toimintatavoille, joilla hyödynnetään dokumentin tyhjää tilaa entistä tehokkaammin.
Lähes jokaisessa tapahtuma-asiakirjassa on tyhjää tila, johon voi lisätä kohdennettua mainos- tai tiedotussisältöä. Esimerkiksi luottokortilla kymmenen ostosta tehneen kuluttajan tiliotteessa on runsaasti tilaa tapahtumatiedoille. Tagnilen octodocin avulla voi luoda sääntöjä, joiden avulla voidaan sisällyttää markkinointiviestit sinne, missä ne todennäköisimmin nähdään. octodocin avulla mainosviestit voidaan näyttää esimerkiksi vastaanottajan demografisten tietojen perusteella. Jos vastaanottaja asuu vaikkapa Tampereella, mainosviestit koskevat Tampereen aluetta. octodoc määrittää automaattisesti käytettävissä olevan tyhjän tilan ja lisää asiaankuuluvan viestin, joka on suunniteltu tilaan sopivaksi.
octodoc ja ympäristö
Yrityksillä on monia keinoja vähentää paperiasiakirjojensa ympäristövaikutuksia. Monet näistä keinoista keskittyvät asiakirjojen muokkaamiseen sivumäärän ja sisällön tiivistämiseksi sekä postitusten ja julkaisutiheyden vähentämiseksi. Tagnilen octodocin avulla organisaatiot voivat tehdä asiakirjoihin muutoksia, mukaan lukien tyhjän tilan käyttö painettujen liitteiden poistamiseksi tai dynaamisten kieliasiakirjojen luomiseksi.
octodoc on intuitiivinen sovellus dynaamisten yritysasiakirjojen, lomakkeiden ja etikettien suunnitteluun ja luomiseen. Se on suunniteltu suurtilausmääräisten, liiketoiminnan kannalta kriittisten personoitujen asiakirjojen tai yksittäisten asiakaskirjeiden tuottamiseen. octodocin avulla organisaatiot voivat hyödyntää tietoja sekä vanhoista järjestelmistä että nykyaikaisista CRM-sovelluksista.
Yrityksesi data yhdistettynä octodocin älykkääseeen asiakirjanhallintaohjelmistoon parantavat viestintää, markkinoinnin tehokkuutta ja asiakaspalvelua ilman lisäkustannuksia. octodoc on uuden ajan teknologiaa, joka muuttaa tapahtuma-asiakirjojen käsittelytapaa ja antaa mahdollisuuksia uudenlaiselle ympäristöystävällisyydelle sekä yrityksissä että asiakkaiden keskuudessa.
Laajenna yrityksesi kestävän kehityksen tavoitteet myös asiakirjanhallintaan. Ota yhteyttä meihin – suunnitellaan juuri sinun yrityksellesi paras tapa hyödyntää octodocia ympäristöystävällisesti!
PS. Tämäkin artikkeli löytyy myös päämiehemme Eclipse Corp sivuilta englanniksi.
Tiedoksi, tämänkin artikkelin lukee sinulle tekoälysovellus ElevenLabs Jarmo Siivarin ääniprofiloidulla AI mallilla. Lisätietoja tekoälysovelluksista saat myös meiltä.