Mitä whistleblow eli pilliin puhaltaminen tarkoittaa? Suomenkielinen termi ”ilmoituskanava” luo helposti mielikuvan lavertelusta. Kyse on kuitenkin virallisesta EU-direktiivistä ja Suomen laista. Tagnile tarjoaa nyt ilmoituskanavaksi tehokkaan ja yksityisyydensuojaa turvaavan Kuiskain-lomakepalvelun – ilman negatiivisia mielikuvia.
Ilmoituskanava on lakisääteinen
Tiesitkö, että EU-direktiiviin pohjautuva ilmoittajansuojelulaki velvoittaa kaikkia 50 henkeä tai enemmän työllistäviä yrityksiä ja organisaatioita tarjoamaan whistleblowing- eli ilmoituskanavan? Lakisääteisen ilmoituskanavan kautta on mahdollista tehdä ilmoituksia havaitsemistaan väärinkäytöksistä ja epäkohdista organisaatiossa.
ePalvelun ilmoituskanava on nimeltään Kuiskain
Uutta ilmoituskanavapalvelua kehittäessämme halusimme kertoa palvelun nimessä siitä, miten näkymätön asia tuodaan näkyväksi. Halusimme myös välttää negatiivisia mielikuvia mm. siitä, että ilmoituskanava olisi jonkinlainen lavertelukanava. Aiheesta riippumatta ilmoittaja haluaa aina pysyä anonyyminä – hän ”kuiskaa” asian eteenpäin. Näin ollen ilmoituskanavapalvelumme sai nimen Kuiskain.
Taustalla tarkkaan mietityt prosessit
Huolelliset prosessit ilmoituksesta raportointiin ovat olennainen osa laadukkaan ilmoitustyökalun toiminnallisuutta. Me Tagnilella olemme miettineet nämä prosessit perinpohjaisesti alusta loppuun osana Kuiskain-palveluamme.
Tärkeä kysymys osana prosessia kuuluu: kuka on luotettu taho, joka käsittelee ilmoitukset? Yleensä kyseessä on yrityksen tai organisaation tietoturvapäällikkö tai HR-johtaja.
Lisäksi olennaista on miettiä, mihin ilmoitukset prosessin päätteeksi raportoidaan, missä muodossa ja kuinka usein. Taustalla on yleensä esimerkiksi organisaation hallitus, joka saa koosteen kerran kuukaudessa kokoukseensa. Koosteen ohessa voidaan raportoida kriittisiä ja media-arvon ylittävä tapahtumia, jotka voivat toimia jopa koollekutsun perusteena.
Ilmoittajalta viranomaiselle – anonyymisti ja tietoturvallisesti
Osana ilmoitustyökaluprosessiamme on myös asiointi viranomaisten kanssa. Ilmoituksen käsittelijälle ilmoitus on aina anonyymi, ja tunnisteena on ainoastaan 12 merkkinen koodisarja – muuten ilmoittaja ei ole tarvittaessa tunnistettavissa. Mikäli viranomainen määrää ilmoituksesta tutkinnan, tiedot ovat saatavilla viranomaismuodossa, mutta eivät koskaan ole edes oman teknisen henkilöstömme avattavissa. Jos ilmoitus johtaa toimenpiteisiin, viranomainen ottaa varsinaista ilmoitusta seuraavan prosessin haltuun.
Valitettavan monesti ilmoituksen tekijän motiivi voi myös olla kiusanteko tai väärinkäsitys. Tällöin ilmoitus ei johda toimenpiteisiin – mutta se on siitä huolimatta hyvä arkistoida tietoturvallisesti. Kuiskaimen avulla aiheettomatkin ilmoitukset säilyvät aina anonymiteetin piirissä.
Ota Kuiskain käyttöön tai pyydä esittely!
Kiinnostuitko ilmoituskanavapalvelustamme? Jos olet olemassa oleva sopimusasiakkaamme, pyydä aktivoimaan Tagnilen Kuiskain-ilmoituskanava. Saat sen osana puitesopimustasi tai muuhun palveluun kuuluvien lomakkeiden kokonaismäärään laskettuna. Muussa tapauksessa voit sopia Teams-palaverin palvelun esittelylle yhteystiedoista.
Kysyttävää ePalvelusta muuten?
Laita viestiä osoitteeseen info@tagnile.fi
Katso lisää: www.kuiskain.fi