Yritykset hankkivat nopeita tulostimia – ja ihmettelevät, kun asiakirjojen tulostaminen tuntuu kestävän ikuisuuden, etenkin kun sivumäärät kasvavat kiireisinä aikoina. Mistä on kyse?
Monet tekijät vaikuttavat valmiiden sivujen tulostusnopeuteen, mutta yleisin syy hitauteen ovat tehottomat tiedostot. Jos lähetät huonosti muotoiltua PDF-dataa tulostimeen, sen käsittely RIP-rasterikuvaprosessorin (RIP = raster image processor eli asiakirjojen tulostuskieli, verrattavissa PostScript-sivunkuvauskieleen) kautta voi kestää kauan. Kun näin tapahtuu, tulostuskone hidastuu odottaessaan, että RIP tuottaa ne tiedot, joita se tarvitsee annostellakseen väriaineen paperille.
On hyvä muistaa, että PDF-tiedostojen tekniset tiedot voivat muuttua ajoittain. Jos asiakirjanluontiohjelmistosi toimii eri määrityksillä kuin RIP, saattaa ilmetä käsittelyviiveitä. Varmista, että kaikki asiakirjasi luonti- ja tuotantotyön osat toimivat uusimpien PDF-versioiden kanssa.
Kirjasimet eli fontit
Fonttien upottamatta jättäminen PDF-tiedostoihin on yleinen virhe, joka voi pidentää tulostimen tietojenkäsittelyaikaa. Se voi myös saada sivut renderöitymään eri tavalla kuin on suunniteltu. Kun referenssifontit puuttuvat, RIP yrittää korvata asiakirjoissa olevat fontit tulostimen käytettävissä olevilla fonteilla – eivätkä ne välttämättä näytä täsmälleen samalta.
Toisinaan suunnittelijat luovat kirjasinten ääriviivat asiakirjoihin. Tämä tekniikka muuttaa tekstin vektorigrafiikaksi, jonka käsittely kestää myös kauemmin.
Muita tulostuskapasiteettiongelmia aiheuttavia asioita ovat kaikilla sivuilla toistuvat identtiset graafiset elementit, samojen fonttien määrittäminen eri nimillä, läpikuultavien elementtien liiallinen käyttö sekä huonosti jäsennellyt fonttimerkkijoukot. Kaikki nämä voivat saada tulostimet pysähtymään ja odottamaan – ja tappamaan samalla tehokkaasti tuottavuutta.
Tapahtuma-asiakirjat
Jos prosessoit isoja määriä personoituja tapahtuma-asiakirjoja, kuten laskuja tai tiliotteita, kannattaa käyttää PDF/VT-standardia (VT = Variable and Transactional printing). Tapahtuma-asiakirjat sisältävät tyypillisesti toistuvia elementtejä kuten logoja, viivoja ja laatikoita jokaisella sivulla. PDF/VT:ssä nämä kohteet rasteroidaan kerran ja tallennetaan. Sen ansiosta rasterikuvaprosessorin ei tarvitse käsitellä samoja tietoja sivu toisensa jälkeen, mikä vaikuttaa merkittävästi tulostusnopeuteen.
Kuvat ja grafiikka
Kuvat ja graafiset elementit voivat usein aiheuttaa haasteita. Suunnitteluohjelmiston avulla on helppo tuoda suuria kuvia asiakirjaan ja muuttaa niiden kokoa tai rajata niitä sopivasti. Mutta rasterikuvaprosessorille lähetetyt tiedot sisältävät aina alkuperäisen kuvan koon. Voit välttää ylimääräisen tiedon lähettämisen tulostimeen muuttamalla kuvan kokoa haluamiisi mittoihin ennen kuin tuot ne asiakirjanluontiohjelmistoon.
Myöskään resoluution kanssa ei kannata liioitella. Tulostimet tuottavat yleensä kuvia 300 pistettä tuumalla (DPI). Tätä korkearesoluutioisemman grafiikan sisällyttäminen asiakirjaan tuottaa ainoastaan RIP:lle enemmän käsiteltävää dataa – ilman, että tulostuslaatu paranee.
Huonosti koostetut PDF-tiedostot voivat jopa hidastaa niitäkin tulostimia, jotka eivät suorita varsinaista tulostustyötä. Jos tulostuskeskuksesi on määritelty niin, että useat tulostimet jakavat erillisen RIP-moottorin (tunnetaan myös nimellä digital front end, DFE), tehottoman työn käsittelyyn varattu ylimääräinen aika voi viedä resursseja toisella tulostimella suoritettavasta työstä ja jopa pysäyttää sen väliaikaisesti.
Lähetä vähemmän dataa
Pienet epätäydellisyydet PDF-tiedostoissa eivät ehkä vaikuta merkittäviltä, mutta jokaiselle sivulle tuhlattu ylimääräinen aika kertautuu suuria määriä tulostettaessa. Yksi ylimääräinen sekunnin kymmenesosa, joka kuluu jokaisen sivun käsittelyyn 50 000 sivun työssä, tarkoittaa, että koko työ on valmis yli tuntia myöhemmin.
Mitä nopeampi tulostin ja mitä suurempi työ, sitä suurempi on PDF-käsittelyn viiveiden vaikutus. Rullasyötetyn mustesuihkutulostimen käyttämiseksi huippunopeudella rasterikuvaprosessorilla on käytössään vain muutama millisekunti aikaa yksittäisen sivun prosessoimiseen.
Ylempänä mainittu PDF/VT-standardi vähentää ongelmia poistamalla turhaa datankäsittelyä, mutta se ei auta kaikkeen. Jos tulostuksessa ilmenee viiveitä, aloita tarkastelemalla PDF-tiedostojesi yksityiskohtaisia tietoja. Yleensä voit aina tehdä pieniä muutoksia, jotka eivät vaikuta tulostuslaatuun – mutta vaikuttavat merkittävästi suorituskykyyn.
Haluatko säästää kallisarvoista aikaasi asiakirjojen parissa? Kysy meiltä lisää vinkkejä tulostustyön tehostamiseen – ota rohkeasti yhteyttä.