Siirry suoraan sisältöön
Etusivu » Ajankohtaista » Onnittelut yrityskaupasta – nyt kaikki dokumentit vaihtoon!

Onnittelut yrityskaupasta – nyt kaikki dokumentit vaihtoon!

DocOrigin - Onnittelut yrityskaupasta - Nyt muuta kaikki asiakirjapohjasi!

Fuusiot ja yritysostot perustuvat odotuksiin vahvemmasta markkina-asemasta, kasvusta ja kustannussäästöistä. Mutta kun sopimukset on tehty ja allekirjoitettu, varsinainen logistinen työ alkaa kahden yrityksen yhdistämiseksi: myyntitiimit, henkilöstö, toimitilat – ja paljon muuta.

Osana koko prosessia on myös dokumenttien hallinta. Jokaisella yrityksellä on omat lomakkeensa, tarrat, logot ja erilaiset muut asiakirjamallit ja -elementit. Niiden avulla yritys viestii sidosryhmiensä, kohdeyleisönsä tai asiakkaidensa kanssa. Yritysfuusion jälkeen organisaation tehtävänä on yhdistää asiakirjat vastaamaan uuden yrityksen tarpeita ja identiteettiä.

Yksi asia, joka voi muuttaa painajaismaiselta tuntuvan projektin helpommin hallittavaksi, on master document -strategia. Master document -strategia perustuu asiakirjamalleihin. Lue lisää master document -strategiasta aikaisemmista artikkeleistamme. Lyhyesti, asiakirjamalleja voidaan käyttää koko organisaatiossa monenlaisiin tarkoituksiin.

Master document -strategian tavoitteena on minimoida eri asiakirjamallien ja pohjien (template) määrä ja virtaviivaistaa dokumenttien ylläpitoa. Ilman hallittua strategiaa yritys voi joutua päivittämään satoja tai tuhansia dokumentteja, jotka ovat hajallaan yrityksen palvelimilla, kiintolevyillä tai henkilökohtaisissa pilvipalveluissa. Tällaiset päivitysprojektit voivat kestää kuukausia, eivätkä ne välttämättä ulotu jokaiseen dokumenttiin.

Asiakirjanhallintajärjestelmät, kuten Tagnilen DocOrigin, tekevät tehokkaan master document -strategian mahdolliseksi. Yritysfuusion tai -kaupan yhteydessä organisaatio voi päivittää kaikki asiakirjansa uusilla logoilla, osoitteilla, allekirjoituksilla ja muilla elementeillä vain muutamassa tunnissa.

Ota nämä asiat huomioon

Ensimmäinen vaihe master document -strategian toteuttamisessa on projektin laajuuden määrittäminen. Tee luettelo kaikista yrityksesi käyttämistä asiakirjoista, mukaan lukien laskut, tiliotteet, tarrat, lomakkeet ja niin edelleen. Tee sen jälkeen toinen luettelo yrityksesi markkinointi- ja brändäyselementeistä, kuten logoista, väriteemoista, kuvista, yrityksen allekirjoituksista ja muista grafiikoista. Nämä elementit ovat yleensä näkyvissä useimmissa yrityksen asiakirjoissa.

Seuraavaksi vuorossa on vertailu ja yhdistäminen. Päätä, mitä kaikkea dataa ja grafiikkaa uusi kokonaisuus tarvitsee ja kuinka monta mallia sinun on luotava tai päivitettävä. Tässä vaiheessa kannattaa yhdistää useita eri dokumenttiversioita käyttämällä datassa olevia muuttujia kutsuaksesi tekstilohkoja tai muita elementtejä.

Asiakirjamalli on valmis asettelu, johon voit sijoittaa tekstiä, logoja, osoitteita, otsikoita, allekirjoituksia, sloganeita, puhelinnumeroita, markkinointiviestejä tai muita muuttuvia elementtejä. Vältä kovakoodaamasta näitä elementtejä asiakirjamalleihin. Lisää sen sijaan paikkamerkki tai tunniste, joka toimii linkkinä yrityksen tietokantaan tallennettuihin elementteihin.

DocOriginin avulla dokumenttiin voi lisätä isoja tekstilohkoja muutamasta kappaleesta satoihin sivuihin. Kohteita, kuten vaikkapa käyttöehtoja, voidaan kutsua ehdollisesti raakatiedoista löytyvien sääntöjen tai arvojen perusteella. Näissä tekstilohkoissa voi itsessään olla muuttujia, jotka täytetään asiakaskohtaisilla tiedoilla asiakirjoja laadittaessa. Näin yrityskäyttäjät voivat luoda laajoja sisältöjä ja varmistaa niiden laadun – ilman että IT-asiantuntijoita tarvitsee osallistaa prosessiin.

Kiinnitä myös huomiota siihen, miten asiakirjat näytetään, oli sitten kyseessä tuloste, verkkosivusto, älylaite, pdf tai muu alusta. Toimituskanavat voivat vaikuttaa päätöksiin, jotka koskevat asiakirjamallien rakentamista. Asiakirjat voidaan sijoittaa portaaliin tai DocOrigin voi lähettää linkeillä varustettuja sähköposteja.

Master document -strategian etuja

Tehokkuus ja ajansäästö: ilman master document -suunnitelmaa organisaatiot joutuvat päivittämään kaikki asiakirjansa manuaalisesti. Esimerkiksi brändiuuudistukset, fuusiot tai yritysostotluovat tarpeita muuttaa värejä, sloganeita, logoja tai verkkosivulinkkejäläpi koko yrityksen. Asiakirjojen manuaalinen muuttaminen yksi kerrallaan on työläs tehtävä, joka voi viedä satoja tunteja ilman varmuutta täydellisestä lopputuloksesta.

Johdonmukaisuus ja tarkkuus: työntekijät eivät voi vahingossa sisällyttää vanhentuneita elementtejä asiakirjoihin käyttäessään master document -malleja, koska asiakirjojen kentät täytetään vain hyväksytyllä tekstillä tai grafiikalla. Master document -mallien avulla voidaaneliminoidasen mahdollisus, että työntekijät kopioivat epähuomiossa vanhentunutta materiaalia uusiin asiakirjoihin.

Asiakirjamallien luomiseen tarkoitetut ohjelmistot ovat kehittyneet viime vuosina huimasti. Vaikka kahden yrityksen yhdistyminen voi ollatuntua haastavalta, huolellisella valmistelulla organisaatiot pystyvät toteuttamaan fuusion edellyttämät asiakirjapäivitykset nopeasti ja tehokkaasti. Master document -mallit voivat lyhentää suunnitteluaikaa jopa 60 prosentilla – ja pitkäaikaista ylläpitoa vielä tätäkin enemmän.

Jos yritykselläsi ei vielä ole master document -strategiaa, ota yhteyttä Tagnileen, niin konsulttimme auttaa sinua laatimaan sellaisen – ennen kuin on liian myöhäistä!

PS. Tämäkin artikkeli on luettavissa Ruotsiksi valitsemalla yläreunasta lippu ja englanninkielisenä alkuperäisestä artikkelista päämiehemme Eclipse sivuilta.