Työskenteletkö asiakirja-alalla? Oletko koskaan yrittänyt selittää työtäsi ystäville tai sukulaisille alan ulkopuolella? Se ei välttämättä ole helppoa. Useimmat ihmiset eivät ymmärrä, mitä kaikkea tarvitaan niiden asiakirjojen tuottamiseen ja toimittamiseen, joihin he luottavat liiketoiminnassaan ja viestinnässään. Mutta jos sinulta kysytään aiheesta, koitat yleensä selittää asian kärsivällisesti.
Kun kysyjät saavat yleiskäsityksen ammatistasi, monet saattavat kommentoida, miten maailma muuttuu täysin digitaaliseksi, ja eikö olekin paha, että toimialasi on katoamassa.
Kaikkien tällaisia keskusteluja käyneiden – sekä tietenkin asiakirjojen itsensä – kunniaksi tarjoamme lyhyen ylistysrunon.
Asiakirja on edelleen yhteinen työkalumme, joka näkyy lähes kaikilla laitteilla johdonmukaisesti ja tarkasti, oli kyseessä matkapuhelin, tabletti, kannettava tietokone tai vaikka iso näyttö.
Oodi asiakirjalle
Asiakirjat ovat universaali väline viestimiseen kenelle tahansa – ja kaikille.
Ne ovat usein ensimmäisen vaikutelman antaja ja jatkuva kosketuspiste työtovereillemme, asiakkaillemme, myyjillemme ja kumppaneillemme.
Ne eivät rajoitu perinteiseen tulostuslaitteeseen tai faksipalvelimeen, kuten joskus ennen.
Ne voidaan esittää meidän kaikkien rakastamana PDF:nä, Portable Document Format -muodossa.
Asiakirja on termi, jota usein aliarvioidaan.
Se on edelleen yhteinen työkalumme, joka näkyy lähes kaikilla laitteilla johdonmukaisesti ja tarkasti, oli kyseessä matkapuhelin, tabletti, kannettava tietokone tai vaikka iso näyttö.
Se voidaan ladata verkkoon, lähettää sähköpostitse, arkistoida ja kyllä, jopa tulostaa.
Joten, asiakirjat eivät katoa. Ne vain kehittyvät.
Asiakirjat ovat edelleen tärkeitä
Yllä mainittu digitaalinen vallankumous ei voisi tapahtua ilman asiakirjoja. On totta, että monia asiakirjoja ei nykyään paineta. Usein paperi ei edes ole yksi tulostusvaihtoehdoista. Joitakin asiakirjoja ei koskaan tulosteta. Mutta ne ovat silti asiakirjoja. Kaikki tiedon keräämiseen, sivujen muotoiluun ja asiakirjojen luomiseen tarvittava työ pitää edelleen tehdä.
Se, mitä tiedämme ihmisten tai organisaatioiden välisestä sanattomasta kommunikaatiosta, opimme työskennellessämme paperisten asiakirjojen parissa. Lopullisella muodolla tai lähetystavalla ei ole juurikaan merkitystä, jos asiakirjan laatijat jättävät huomiotta asiakirjan luomisen perusperiaatteet, kuten järjestelyn, luettavuuden ja merkityksen. Yritysviestinnän tulee olla selkeää, tiivistä ja toimivaa. Dokumenttialan ammattilaiset tekevät siitä sellaista. He käyttävät työkaluja, kuten octodoc, luodakseen asiakirjoja, jotka vastaavat organisaatioiden tarpeita.
Juridinen tallenne
Yksi asiakirjojen parhaista puolista on, että ne luovat tiettyjä ehtoja tietyllä hetkellä. Huolimatta esimerkiksi myöhemmistä fuusioista ja yritysostoista, brändiuudistuksista ja tuotepäivityksistä oletamme, että tietyt asiakirjat pysyvät muuttumattomina niiden luomisen jälkeen. Jos nämä asiakirjat joutuvat osaksi juridista prosessia, joka tapahtuu vuosia alkuperäisen luomispäivän jälkeen, ne on esitettävä sellaisina kuin ne alun perin ilmestyivät. Organisaatiot tekevät tämän usein niin, että heillä on dokumenttiarkistot täynnä PDF-tiedostoja tai jopa kuvatiedostoja kuten TIFF ja JPG.
Kaikki sähköiset asiakirja-arkistot perustuvat tekniikkaan, joka mahdollistaa tulostamisen. Toki raakadatan tallentaminen ja asiakirjojen luominen pyynnöstä olisi halvempaa ja vaatisi vähemmän digitaalista tallennustilaa. Jo vanhentuneilla ohjelmistoilla ja resursseilla luodun tarkan jäljennöksen tuottaminen olisi kuitenkin mahdotonta. Tällainen menetelmä ei täyttäisi tuomioistuimen vaatimuksia.
Joskus täytyy edelleen tulostaa
Vaikka digitaaliset asiakirjat kehittyvät yli musteen tai väriaineen fyysisten rajoitusten, tarve “vanhan koulun printtaamiselle” on edelleen olemassa. Kaikilla ei ole tietokonetta tai muuta internetiin yhdistettyä laitetta, jolla he voivat vastaanottaa, allekirjoittaa, lähettää tai luoda sähköisiä asiakirjoja.
Kun koronavirus sulki koulut, 50 prosentilla Yhdysvaltojen koululaisista ei ollut pääsyä verkko-oppimiseen tarvittaviin resursseihin. Painetut materiaalit olivat ainoa tapa jatkaa opiskelua, kun koulurakennukset suljettiin. Sama ongelma esiintyy sellaisilla maantieteellisillä alueilla, joilla asukkaiden käytössä ei ole nopeita ja luotettavia internetyhteyksiä, joita tarvitaan esimerkiksi videoneuvotteluissa ja muissa sovelluksisa.
Jotkut organisaatiot, jotka ovat omaksuneet digitaalisen kehityksen strategioita, ovat havainneet, että heidän on edelleen luotava paperiasiakirjoja. Esimerkiksi HTML5 on loistava, mukautuva tapa esittää tietoja, mutta sitä ei ole suunniteltu tulostettavaksi. Jos asiakirjoja, kuten lentolippuja tai autonvuokraussopimuksia, täytyy tulostaa osana kauppaa, yritysten on laadittava asiakirjat perinteisemmällä tavalla.
Tulostaminen vähenee, mutta asiakirjat kehittyvät
Sen selittäminen muille, mitä teet työksesi asiakirjojen luomisen tai jakelun parissa ei ehkä koskaan tule olemaan helppoa. Mutta kun seuraavan kerran joku kertoo sinulle, että tulostaminen on katoamassa, voit muistuttaa heitä kaikesta siitä, mitä asiakirjat tekevät yhteiskunnan hyväksi – painettuina tai ei.
Asiakirja-ammattilainen! Kaipaatko vertaistukea tai uutta virtaa asiakirjatyöskentelyyn? Ota rohkeasti meihin yhteyttä. Juhlistetaan yhdessä asiakirjojen ilosanomaa.